În 2025, toate firmele din România trebuie să fie conștiente că digitalizarea contabilității nu mai este o opțiune, ci o obligație legală. Statul român a introdus mai multe sisteme digitale care au rolul de a controla și urmări mai eficient activitatea economică a firmelor. Printre cele mai importante instrumente se numără e-Factura, fișierul SAF-T și utilizarea semnăturii electronice.
Sistemul e-Factura presupune transmiterea tuturor facturilor printr-o platformă electronică gestionată de ANAF. Începând cu anul 2024 și continuând în 2025, toate firmele plătitoare de TVA sunt obligate să emită facturi prin acest sistem. Facturile trimise direct clientului în format PDF sau pe hârtie nu mai sunt considerate documente fiscale legale dacă nu trec prin sistemul e-Factura. Platforma preia factura, o validează și abia apoi o consideră acceptată fiscal. Lipsa transmiterii prin e-Factura poate duce la sancțiuni și imposibilitatea de a deduce TVA-ul de către client.
Un alt element important este fișierul SAF-T. Acesta este un raport standardizat în format digital care include informații contabile detaliate. Se transmite periodic către ANAF și permite autorităților să analizeze activitatea firmei fără a face control fizic. În 2025, firmele mari și mijlocii sunt deja obligate să transmită fișierul SAF-T, iar pentru firmele mici obligația urmează să fie extinsă. Chiar dacă nu ai această obligație încă, este bine să discuți cu contabilul tău pentru a te pregăti din timp.
Pe lângă aceste două instrumente, firmele trebuie să folosească și semnătura electronică pentru transmiterea declarațiilor fiscale și a altor documente oficiale. Comunicarea cu ANAF se face aproape exclusiv prin Spațiul Privat Virtual, o platformă unde se trimit și se primesc documente. De asemenea, Revisal, sistemul pentru înregistrarea contractelor de muncă, funcționează doar online.
Pentru ca firma ta să fie pregătită, este esențial să ai un program de facturare compatibil cu e-Factura, un contabil care să știe să pregătească fișierul SAF-T, o semnătură electronică validă și acces la platformele online ale ANAF.
Dacă aceste cerințe nu sunt respectate, pot apărea consecințe precum amenzi, blocarea activității sau pierderea codului de TVA. De exemplu, o factură care nu trece prin e-Factura nu este recunoscută legal, chiar dacă ai livrat produsul sau serviciul. De asemenea, nerespectarea obligației SAF-T poate atrage sancțiuni și poate declanșa un control fiscal.
Chiar dacă aceste obligații pot părea complicate la început, ele aduc beneficii pe termen lung. Reduc erorile, automatizează procesele, economisesc timp și oferă o imagine mai clară asupra activității firmei. În plus, autoritățile fiscale vor avea acces mai ușor la date și vor putea acorda mai rapid diverse facilități sau rambursări pentru firmele conforme.
Dacă nu ești sigur cum să implementezi aceste cerințe sau ai nevoie de sprijin pentru a face trecerea la contabilitatea digitală, echipa All Finance îți poate oferi consultanță completă, explicații simple și suport practic.
