Dacă ai o firmă, este important să știi că la începutul fiecărui an ai obligația de a întocmi și depune situațiile financiare anuale pentru anul precedent. Aceste situații sunt un set de documente contabile care arată cum a funcționat firma ta din punct de vedere financiar. În 2025, aceste situații se vor referi la activitatea desfășurată în anul 2024.
Situațiile financiare anuale sunt obligatorii pentru toate firmele care conduc contabilitatea în partidă dublă, adică în special societățile comerciale de tip SRL, SA, dar și pentru unele ONG-uri sau entități cu scop patrimonial. PFA-urile și întreprinderile individuale care țin evidență contabilă simplificată nu depun astfel de situații.
Aceste documente trebuie întocmite chiar dacă firma nu a avut activitate deloc în anul anterior. În acest caz, se depun situații financiare fără date financiare, dar care să reflecte lipsa de activitate.
Setul complet de situații financiare include mai multe documente. Cele mai importante sunt bilanțul, contul de profit și pierdere și notele explicative. În unele cazuri, se mai adaugă raportul administratorului, declarația privind politica de dividende, raportul auditorului statutar sau al cenzorului, dacă este cazul, și propunerea de repartizare a profitului.
Bilanțul arată ce are firma și ce datorii are la final de an. Contul de profit și pierdere arată ce venituri a avut firma, ce cheltuieli și ce rezultat a obținut, adică profit sau pierdere. Notele explicative oferă detalii despre cum au fost calculate sau evidențiate anumite sume.
Aceste situații trebuie întocmite de contabilul autorizat sau expertul contabil care ține evidența firmei tale. Nu este recomandat să le faci singur, pentru că ele trebuie respectate exact în forma cerută de Ministerul Finanțelor și există riscul de respingere sau sancționare dacă sunt greșite sau incomplete.
După ce sunt întocmite, situațiile trebuie aprobate de către asociații firmei sau de către administratorul unic, în funcție de cum este organizată firma. Aprobarea se face de obicei printr-un proces-verbal sau o hotărâre a asociaților.
Depunerea se face exclusiv online, prin Spațiul Privat Virtual al ANAF sau prin portalul Ministerului Finanțelor, în format electronic. În 2025, termenul limită pentru depunerea situațiilor financiare este cel mai probabil data de 29 mai 2025, întrucât termenul legal este de 150 de zile de la încheierea exercițiului financiar, iar 30 mai cade într-o zi nelucrătoare. Este bine să verifici calendarul fiscal publicat de ANAF la începutul anului pentru confirmare.
Documentele trebuie semnate electronic, fie de administrator, fie de contabilul autorizat. În lipsa semnăturii electronice, nu se pot transmite documentele, iar lipsa depunerii la termen poate atrage amenzi cuprinse între 300 și 4500 de lei, în funcție de numărul de zile de întârziere.
O greșeală frecventă este ca firmele fără activitate să creadă că nu trebuie să depună nimic. Aceste firme trebuie totuși să depună o declarație pe propria răspundere privind inactivitatea și situații financiare simplificate. O altă greșeală este omiterea semnăturii electronice sau nerespectarea formatului cerut pentru fișierele PDF semnate.
Pentru a nu întâmpina probleme, este bine să păstrezi legătura cu contabilul tău și să începeți pregătirea documentelor din timp. Astfel, vei avea timp suficient să le aprobi, să le semnezi și să le depui fără presiune și fără riscuri.
Dacă nu ești sigur ce ai de făcut sau dacă firma ta este obligată să depună aceste situații, echipa All Finance îți oferă consultanță clară și te poate ajuta cu întocmirea, semnarea și depunerea lor în termen.
